Singapore cập nhật quy trình chứng nhận nhập khẩu và xác minh giao hàng

Thương vụ Việt Nam tại Singapore cho biết, ngày 05 tháng 10 năm 2026 Hải quan Singapore - Singapore Customs đã cập nhật quy trình Chứng nhận nhập khẩu và Xác minh giao hàng - Import Certificate and Delivery Verification (ICDV), cụ thể như sau:

Cơ quan Hải quan Singapore (Singapore Customs) áp dụng quy trình Import Certificate and Delivery Verification (ICDV), gồm Chứng nhận nhập khẩu (Import Certificate - IC) và Xác minh giao hàng (Delivery Verification - DV). Quy trình này hỗ trợ thực hiện các yêu cầu kiểm soát xuất khẩu của quốc gia gửi hàng, đặc biệt đối với những hàng hóa mà nước xuất khẩu kiểm soát và yêu cầu chứng nhận nhập khẩu từ nước đến.

IC xác nhận Singapore không phản đối việc nhập khẩu những hàng hóa cụ thể theo mục đích sử dụng và người sử dụng cuối cùng đã khai báo, được chấp thuận. DV xác nhận hàng hóa nhập khẩu theo IC đã đến Singapore.

Doanh nghiệp cần lưu ý là ICDV không phải thủ tục áp dụng cho mọi lô hàng nhập khẩu vào Singapore. Quy trình này được thực hiện khi hàng hóa thuộc diện kiểm soát của nước xuất khẩu và nước đó yêu cầu IC; thủ tục DV được thực hiện sau khi hàng đến nếu phía xuất khẩu yêu cầu.

1. Quy trình ICDV gồm ba giai đoạn

+ Giai đoạn 1: Xin Chứng nhận nhập khẩu (IC)

Trước khi gửi hàng, nhà nhập khẩu tại Singapore cần nộp hồ sơ xin IC với Singapore Customs.

Điều kiện chuẩn bị: Có tài khoản Customs Account đã được kích hoạt; và đã thiết lập thanh toán qua Inter-Bank GIRO (IBG).

Thông tin cần khai báo gồm: 

• Họ tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ.
• Mã định danh doanh nghiệp Singapore (UEN).
• Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu và người sử dụng cuối cùng.
• Mục đích sử dụng hàng hóa tại Singapore hoặc điểm đến tái xuất dự kiến.
• Mô tả chính xác từng mặt hàng, mã HS 8 chữ số, số lượng, đơn vị tính và trị giá CIF bằng đô la Singapore.

Mỗi hồ sơ có thể khai báo tối đa 10 mặt hàng. Mô tả hàng hóa phải thống nhất với khai báo của nhà xuất khẩu và người sử dụng cuối cùng.

Chứng từ hỗ trợ, tùy trường hợp:

• Thư xác nhận của nhà xuất khẩu rằng IC là yêu cầu bắt buộc.
• Thư cam kết của người sử dụng cuối cùng tại Singapore, nếu hàng phục vụ nhu cầu sử dụng của một bên tại Singapore.
• End-User Statement nếu người sử dụng cuối cùng là bên nước ngoài.
• Giấy phép xuất khẩu của nước xuất khẩu và bản dịch tiếng Anh, hoặc văn bản xác nhận không kiểm soát việc tái xuất, nếu dự kiến tái xuất hàng từ Singapore.
• Thông số kỹ thuật và các tài liệu liên quan.

Hồ sơ được nộp qua Customs eServices. Phí xử lý là 10 SGD cho mỗi hồ sơ IC. Thời gian xử lý thông thường là hai ngày làm việc sau khi cơ quan Hải quan nhận đủ chứng từ và thanh toán.

Sau khi được chấp thuận, Singapore Customs gửi bản ICDV đã xác nhận qua email. Nhà nhập khẩu cần lưu hồ sơ và chuyển một bản cho nhà xuất khẩu tại Việt Nam. IC có hiệu lực một năm; hàng hóa phải được nhập khẩu trong thời hạn này. Nếu cần gia hạn, phải nộp hồ sơ ít nhất 14 ngày trước ngày hết hạn.

+ Giai đoạn 2: Xin giấy phép nhập khẩu qua TradeNet

Sau khi IC được cấp, nhà nhập khẩu vẫn phải xin giấy phép nhập khẩu qua hệ thống TradeNet trước khi hàng đến Singapore.

Khi khai báo giấy phép, doanh nghiệp cần:

• Khai số ICDV tương ứng trong trường CA/SC Product Code cho từng mặt hàng.
• Khai số lượng và đơn vị tính trong trường CA/SC Product Quantity-UOM chính xác như trên IC.
• Không gộp mặt hàng thuộc ICDV với mặt hàng không thuộc ICDV trong cùng một hồ sơ giấy phép.
• Tải lên bản ICDV đã được duyệt, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không và phiếu đóng gói.

Một giấy phép nhập khẩu có thể bao gồm các mặt hàng thuộc những IC khác nhau, nhưng thông tin và số lượng của từng mặt hàng phải khớp với chứng nhận liên quan. Hồ sơ chỉ được xử lý khi các tài liệu bắt buộc đã được nộp đầy đủ.

+Giai đoạn 3: Xin xác minh giao hàng (DV)

Sau khi hàng đã đến Singapore, nhà nhập khẩu nộp hồ sơ DV nếu nước xuất khẩu yêu cầu. Hồ sơ cần được gửi trong vòng 14 ngày kể từ khi hàng đến Singapore.

Có hai loại DV:

• Partial Delivery Verification: Dùng khi hàng theo một IC được giao thành nhiều chuyến.
• Complete Delivery Verification: Dùng khi toàn bộ hàng hóa theo IC đã được nhập khẩu.

Cả hai loại hồ sơ đều cần:

• Bản ICDV của nhà nhập khẩu.
• Bản sao giấy phép nhập khẩu.
• Thư khai báo xác minh giao hàng (Delivery Verification Declaration Letter).

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ được Singapore Customs hướng dẫn. Thời gian xử lý thông thường là hai ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Khi DV hoàn tất được xác nhận, nhà nhập khẩu cần chuyển bản đã được xác nhận cho nhà xuất khẩu mà không chậm trễ.

2. Các nghĩa vụ quan trọng sau khi được cấp IC

Nhà nhập khẩu phải tuân thủ các điều kiện của IC. Không được đưa hàng theo IC vào một quốc gia khác ngoài Singapore, chuyển nhượng hoặc xử lý hàng trước khi nhập khẩu trái với điều kiện chứng nhận, hay tái xuất từ Singapore nếu chưa có chấp thuận bằng văn bản của Singapore Customs.

Nếu thông tin trên IC thay đổi, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản ngay cho Singapore Customs. Trường hợp chuyển quyền sở hữu, phải thông báo trước ít nhất 14 ngày và người sở hữu mới cần nộp thư cam kết phù hợp.

Nếu không còn nhu cầu nhập khẩu sau khi IC được cấp, doanh nghiệp phải nộp yêu cầu hủy ít nhất 14 ngày trước ngày hết hạn, kèm xác nhận của nhà xuất khẩu rằng hàng chưa được xuất sang Singapore.

Việc tái xuất hàng đã nhập theo IC cần được Singapore Customs chấp thuận trước. Nếu dự kiến tái xuất ngay từ đầu, doanh nghiệp nên khai rõ mục đích này trong hồ sơ IC và kiểm tra thêm các giấy phép xuất khẩu hoặc giấy phép hàng hóa chiến lược có liên quan.

3. Nhận xét và khuyến nghị đối với doanh nghiệp Việt Nam

ICDV là một cơ chế kiểm soát nhập khẩu và xác minh giao hàng gắn với yêu cầu kiểm soát xuất khẩu của nước gửi hàng, chứ không phải thủ tục thông thường cho tất cả hàng hóa. Đối với doanh nghiệp Việt Nam, cách tiếp cận hiệu quả là xác minh yêu cầu từ sớm, chuẩn hóa chứng từ, phối hợp chặt với nhà nhập khẩu Singapore và hoàn tất xác minh giao hàng đúng hạn. Hải quan Singapore có thể kiểm tra hàng hóa nhập khẩu theo IC. Việc vi phạm điều kiện IC hoặc cung cấp thông tin sai lệch, gây hiểu nhầm là hành vi vi phạm pháp luật. Theo hướng dẫn hiện hành, người vi phạm có thể bị phạt tới 100.000 SGD (tương đương khoảng 77 nghìn USD) hoặc gấp ba lần giá trị hàng hóa, tùy mức nào cao hơn; phạt tù tới hai năm; hoặc áp dụng đồng thời cả hai hình thức. Các trường hợp tái phạm có thể chịu chế tài nặng hơn.

Thương vụ Việt Nam tại Singapore khuyến nghị các doanh nghiệp Việt Nam như sau:

Thứ nhất, nhà xuất khẩu cần xác minh yêu cầu trước khi giao hàng. Doanh nghiệp Việt Nam nên hỏi nhà nhập khẩu về việc nước xuất khẩu có yêu cầu IC hay không, đồng thời xác định rõ người sử dụng cuối cùng, mục đích sử dụng và khả năng tái xuất. Không nên coi IC là giấy phép nhập khẩu duy nhất.

Thứ hai, chuẩn hóa thông tin giữa các bên. Mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng, đơn vị tính, trị giá và thông tin người sử dụng cuối cùng cần thống nhất giữa hồ sơ xuất khẩu, IC, hóa đơn, phiếu đóng gói và giấy phép nhập khẩu. Bất nhất có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung hoặc chậm thông quan.

Thứ ba, lập lịch tuân thủ từ trước ngày giao hàng. Doanh nghiệp cần dành thời gian xin IC, cấp giấy phép nhập khẩu, vận chuyển hàng và hoàn tất DV. Không nên bố trí hàng đến cảng trước khi nhà nhập khẩu hoàn thành các thủ tục bắt buộc.

Thứ tư, kiểm soát chặt hàng hóa có kế hoạch tái xuất. Nếu hàng nhập vào Singapore để tiếp tục xuất sang nước thứ ba, doanh nghiệp cần làm rõ kế hoạch tái xuất ngay từ khi xin IC và xác minh yêu cầu cấp phép với cả cơ quan Singapore lẫn cơ quan nước xuất khẩu.

Thứ năm, lưu trữ hồ sơ và phân công trách nhiệm rõ ràng. Nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, đại lý hải quan và đơn vị logistics nên thống nhất đầu mối phụ trách từng bước, đặc biệt là theo dõi hạn 14 ngày để xin DV và chuyển lại chứng nhận đã xác nhận.

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp, Thương vụ nhận thấy một số giao dịch hàng hóa giữa Việt Nam và Singapore, việc thống nhất nhận thức về mã HS của hàng hóa giữa hai bên đôi khi còn chưa thống nhất, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong khai báo hải quan. Do đó, nếu Việt Nam và Singapore có thể xây dựng một kênh thông tin nhanh về các thông tin hải quan, phục vụ cho việc giải quyết các sự việc liên quan đến thống nhất cách phân loại hàng hóa theo mã HS và xử lý các khó khăn vướng mắc sẽ làm cho thuận lợi hơn trong khai báo hải quan, thuận lợi cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa và thuế quan giữa hai nước./.