Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử: Thúc đẩy chuyển đổi số trong cải cách hành chính

Liên thông văn bản điện tử thúc đẩy hành chính số

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử của Bộ Công Thương nhằm số hóa toàn bộ quy trình xử lý văn bản.

Hệ thống phần mềm này hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý văn bản, từ tiếp nhận, phát hành, luân chuyển, theo dõi cho đến lưu trữ. Việc áp dụng phần mềm không chỉ giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ mà còn tạo ra một môi trường làm việc số, giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Một trong những tính năng nổi bật của hệ thống là phân cấp quyền truy cập, cho phép kiểm soát chặt chẽ quyền xem và chỉnh sửa văn bản dựa trên vai trò và vị trí công tác của người dùng. Điều này đảm bảo tính bảo mật thông tin và quản lý hiệu quả quá trình luân chuyển văn bản trong nội bộ. Bên cạnh đó, tính năng ký số văn bản góp phần bảo vệ giá trị pháp lý của tài liệu, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý so với phương pháp ký tay truyền thống.

Hệ thống còn được tích hợp sâu rộng với các công cụ làm việc hiện có như email công vụ và các phần mềm điều hành nội bộ, tạo dựng một môi trường làm việc liên thông, xuyên suốt. Điều này cho phép người dùng xử lý công việc từ nhiều nền tảng khác nhau, giảm thiểu gián đoạn và nâng cao hiệu quả trong việc truy xuất, tìm kiếm, cũng như chia sẻ thông tin. So với việc quản lý hồ sơ giấy tờ truyền thống, hệ thống này mang lại sự thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian vượt trội.

Xử lý công việc mọi nơi với môi trường số liên thông

Ông Nguyễn Hữu Thọ, Phó Giám đốc Trung tâm Phát triển Thương mại điện tử và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương - EcomDX - đơn vị phụ trách vận hành hệ thống văn bản điện tử của Bộ chia sẻ, việc chuyển đổi số trong quản lý văn bản không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ mới mà còn là sự thay đổi tư duy, phương thức làm việc nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công tác hành chính. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử do EcomDX triển khai không chỉ hỗ trợ các nghiệp vụ cơ bản như tiếp nhận, luân chuyển, lưu trữ văn bản mà còn tạo ra một môi trường làm việc số liên thông, giúp cán bộ, công chức dễ dàng truy cập và xử lý công việc từ bất kỳ đâu.

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra thuận lợi, Trung tâm EcomDX đã tổ chức nhiều khóa đào tạo trực tuyến, giúp người dùng làm quen với phần mềm và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chuyển đổi số trong công tác hành chính. Các khóa đào tạo này đã mở rộng phạm vi tiếp cận, tạo điều kiện cho nhiều cán bộ trong và ngoài Bộ dễ dàng tiếp cận thông tin và nâng cao năng lực sử dụng công nghệ trong công việc.

Đại diện EcomDX cho biết, trong thời gian tới, EcomDX sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng phần mềm và cải thiện dịch vụ hỗ trợ người dùng. Mục tiêu là giúp cán bộ, công chức có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình công tác hành chính.

Trung tâm sẽ chú trọng mở rộng phạm vi ứng dụng phần mềm đến tất cả các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương, tạo ra một môi trường làm việc số liên thông, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công tác. Đồng thời, Trung tâm cũng sẽ cải tiến quy trình xử lý văn bản điện tử từ khâu khởi tạo, luân chuyển, ký số đến lưu trữ, giúp công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng sẽ tiếp tục cải thiện tính năng và hiệu suất của phần mềm, đảm bảo ứng dụng luôn đáp ứng được nhu cầu công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng khi cần hỗ trợ kỹ thuật. 

Những nỗ lực này không chỉ giúp tối ưu hóa công tác hành chính mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số tại Bộ Công Thương, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả công việc.